14 Şubat 2025 tarihli ve 32813 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ” (“Tebliğ”) 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Tebliğin Kapsamı

Bu Tebliğ ile aşağıdaki ticari defterlerin (“Ticari Defterler”) elektronik ortamda tutulması yükümlülüğü düzenlenmiştir:

• Pay defteri
• Yönetim kurulu karar defteri
• Müdürler kurulu karar defteri
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Yükümlü Şirketler

Tebliğ kapsamında aşağıdaki şirketlerin Ticari Defterler’i elektronik ortamda tutması zorunlu hale getirilmiştir:

• 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler.
• Kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi anonim şirketler. Bunlar:
  • Bankalar
  • Finansal kiralama şirketleri
  • Faktoring şirketleri
  • Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri
  • Varlık yönetim şirketleri
  • Sigorta şirketleri
  • Anonim şirket olarak kurulan holdingler
  • Döviz büfesi işleten şirketler
  • Umumi mağazacılık şirketleri
  • Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri
  • Ürün ihtisas borsası şirketleri
  • Bağımsız denetim şirketleri
  • Gözetim şirketleri
  • Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri
  • Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler
  • Serbest bölge kurucu ve işleticisi şirketler

Yukarıdaki yükümlülüğe girmeyen şirketler ise, ihtiyari olarak defterlerinin tamamını elektronik ortamda tutabileceklerdir. Elektronik defter sistemine geçen şirketlerin tekrar fiziki defter kullanımına dönmeleri mümkün değildir.

Ticari Defterlerin Tutulacağı Sistem

Tebliğ uyarınca Ticari Defterler, Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulacak özel bir Elektronik Defter Sistemi (“Sistem”) üzerinde tutulacaktır. Sistemde oluşturulan defterler için ayrıca açılış ve kapanış onayı gerekmeyecektir.

Sisteme Geçiş İşlemleri

Şirketlerin elektronik ortamda defter tutmaya geçiş süreçleri şu şekildedir:

• 1 Ocak 2026 tarihinden sonra tescil edilen şirketler:

 Ticari defterleri, şirketin ticaret siciline tesciliyle eş zamanlı olarak sistem üzerinde oluşturulacak ve aktif hale getirilecektir.

• 1 Ocak 2026 tarihinden önce kurulmuş, elektronik defter tutmakla yükümlü şirketler:

 1 Eylül 2025 tarihine kadar Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun olarak düzenlenen karar ile notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmak ve defterlerini elektronik ortamda oluşturmak zorundadırlar.

• İhtiyari olarak sisteme geçmek isteyen şirketler:

 Elektronik defter tutmaya geçmek istedikleri hesap dönemi içerisinde Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun düzenlenmiş karar ile notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmaları gerekmektedir.

Sistem Kullanıcısı Belirlenmesi

Ticari Defterlerin sistem üzerinde oluşturulması, güncellenmesi ve diğer işlemler için yetkili olacak kişiler şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından “Sistem Kullanıcısı” olarak atanır. Kullanıcılar Türk vatandaşı veya yabancı ülke vatandaşı olabilir ve birden fazla kullanıcı atanabilir. Sistem kullanıcıları, notere ya da ticaret siciline yapılacak başvuru ile her zaman değiştirilebilir.

Defter Kayıtlarının İbrazı

Ticari defterlerde yer alan kayıtların ibrazının gerektiği durumlarda, kayıtların sistem üzerinde oluşturulan ve doğrulanabilen elektronik nüshaları kullanılacaktır.

Sonuç

Yayımlanan Tebliğ ile birlikte işletmeler, muhasebe dışı ticari defterlerini elektronik ortamda daha düzenli, güvenli ve etkin şekilde tutma imkânına sahip olacaktır. Elektronik ortamda tutulan defterler için ayrıca açılış ve kapanış onayı yapılmasına gerek olmayacaktır.

Saygılarımızla,

DKND Hukuk Bürosu